Negli ultimi anni, la gestione amministrativa di migliaia di negozi e fornitori nella grande distribuzione organizzata (GDO) è rimasta ostaggio di processi manuali, lenti e costosi. L’“three-way match” — ovvero la riconciliazione tra ordine, documento di trasporto e fattura — richiede tuttora un imponente impiego di risorse e può causare ritardi fino a un mese e mezzo nella chiusura della contabilità.
Per affrontare questa inefficienza, il Gruppo Aton, in partnership con Teksmar, ha lanciato .one Retail, una piattaforma cloud potenziata dall’intelligenza artificiale che promette di digitalizzare e automatizzare ogni fase della riconciliazione amministrativa in pochi secondi .
Nel settore della distribuzione alimentare e del retail in generale, i documenti cartacei costituiscono ancora circa il 20% del flusso informativo, con addetti in punto vendita che scaricano merci, annotano manualmente incongruenze e poi trascrivono dati su sistemi informatici . Questa frammentazione genera ritardi nella fatturazione, errori di trascrizione e un elevato costo del lavoro: basti pensare che interi uffici dedicati si occupano esclusivamente di controlli e verifiche prima di autorizzare il pagamento al fornitore.
Tra le conseguenze economiche ed operative troviamo:
- Ritardi contabili: fino a 45 giorni tra la ricezione del documento di trasporto e la chiusura della fattura.
- Errori umani: discrepanze non rilevate possono generare contestazioni e dispute commerciali, con conseguenti costi aggiuntivi.
- Impatto sui flussi di cassa: pagamenti non tempestivi influenzano la liquidità sia dei rivenditori sia dei fornitori.
Per rispondere a queste criticità, Aton ha integrato l’intelligenza artificiale in ogni modulo di .one Retail, garantendo la conformità alle normative GDPR e all’AI Act europeo fin dalla fase di progettazione (approccio “compliant by design”) . Grazie all’app mobile, l’operatore può semplicemente fotografare la bolla di consegna; un algoritmo di riconoscimento ottico e di natural language processing estrae i dati rilevanti e li carica automaticamente nel sistema
Tra le funzionalità principali, ci sono:
- Riconciliazione automatica (“three-way match”): il system matching confronta in tempo reale ordine, DDT e fattura, segnalando immediatamente le anomalie .
- Supporto multicanale: acquisizione dati non strutturati da WhatsApp, email, file Excel o documenti cartacei, con integrazione diretta in .one Retail .
- Accessibilità pervasive: architettura web senza server locali, aggiornamenti automatici e app offline per operare anche in assenza di connettività .
- Analytics avanzati: report near-real-time per monitorare performance di singolo negozio, cluster o filiera distributiva, con filtri personalizzabili.
L’introduzione di .one Retail porta a vantaggi tangibili sia sul piano economico che operativo:
- Riduzione dei costi operativi: eliminando la trascrizione manuale, si taglia mediamente oltre il 50% dei costi legati alla gestione documentale
- Accelerazione del ciclo passivo: il processo di fatturazione diventa quasi istantaneo, con un impatto diretto sulla liquidità aziendale
- Maggiore accuratezza: grazie a soglie dinamiche e modelli di machine learning, il tasso di errore si riduce drasticamente, riducendo contestazioni e scarti
- Scalabilità: la stessa piattaforma supporta diversi comparti merceologici — beauty, brico, elettronica, abbigliamento — e può essere estesa a reti di vendita internazionali .
Con un team di R&D dedicato e l’esperienza congiunta di Aton e Teksmar, la roadmap prevede l’introduzione di funzionalità di previsione della domanda, ottimizzazione dei riordini in autonomia e integrazione con sensori IoT per il monitoraggio della catena del freddo . Inoltre, l’adozione di standard internazionali come TRIPOD 4 per la valutazione dei modelli predittivi garantirà la massima affidabilità dei risultati, in linea con le best practice europee.