Homebase ha presentato Homebase Assistant, un sistema di intelligenza artificiale progettato per automatizzare attività amministrative e operative legate alla gestione dei dipendenti retribuiti su base oraria. La soluzione è destinata principalmente alle piccole imprese che devono coordinare quotidianamente turnazioni, sostituzioni, assunzioni, registrazioni delle presenze e costi del lavoro, spesso affidando queste attività direttamente al titolare o ai responsabili dei punti vendita. A differenza di un assistente limitato a fornire indicazioni o riepiloghi, Homebase Assistant è stato sviluppato per eseguire sequenze operative utilizzando le informazioni già presenti nella piattaforma aziendale. Quando un dipendente comunica un’assenza improvvisa, ad esempio, il sistema può individuare la fascia oraria rimasta scoperta, esaminare la disponibilità degli altri lavoratori, identificare possibili sostituti, contattarli e completare l’assegnazione del turno, tenendo conto delle preferenze precedentemente definite dal responsabile e del contesto storico delle attività. Il fondatore e amministratore delegato di Homebase, John Waldmann, ha indicato proprio la capacità di individuare concretamente una persona disponibile per coprire un turno come una delle principali differenze rispetto agli strumenti di intelligenza artificiale che si limitano a segnalare un problema senza intervenire sulla sua risoluzione. Il prodotto è inizialmente disponibile per un numero limitato di imprese.
Il funzionamento dell’assistente si basa sull’integrazione con l’ambiente software Homebase, che comprende già pianificazione dei turni, rilevazione degli orari di lavoro, gestione delle buste paga, selezione del personale e comunicazioni interne. Questa struttura permette di utilizzare dati operativi condivisi durante l’esecuzione delle attività, evitando che ogni richiesta debba essere ricostruita manualmente a partire da informazioni isolate. La piattaforma di scheduling gestisce le disponibilità dei dipendenti, l’attribuzione dei turni in funzione dei ruoli, le richieste di ferie e permessi, gli scambi tra colleghi, il rilevamento di conflitti nelle assegnazioni e le segnalazioni relative alle ore straordinarie. Un componente già esistente, denominato Scheduling Assistant, consente inoltre di trasformare fotografie o documenti contenenti calendari di lavoro in programmi digitali da sottoporre a revisione. Homebase Assistant estende queste funzionalità introducendo la possibilità di svolgere attività collegate tra loro, nelle quali la sostituzione di un dipendente può modificare le ore previste, incidere sugli straordinari e richiedere l’aggiornamento delle informazioni utilizzate successivamente per il calcolo delle retribuzioni. Le integrazioni con i sistemi point-of-sale permettono inoltre di mettere in relazione le informazioni sulle vendite con i costi del personale e con le previsioni relative al fabbisogno di lavoro.
Le funzionalità comprendono anche la preparazione dei calendari di lavoro, il supporto alla redazione degli annunci di ricerca del personale, la selezione preliminare delle candidature e il coordinamento dei colloqui. Nell’ambito delle operazioni che precedono l’elaborazione delle buste paga, l’assistente è in grado di segnalare registrazioni delle presenze mancanti o anomalie nei cartellini, consentendo al responsabile di verificarle prima dell’avvio delle procedure amministrative. Il controllo dei costi del lavoro prende in considerazione l’andamento delle ore straordinarie e gli scostamenti tra ore programmate e ore effettivamente svolte, così da individuare tempestivamente situazioni che richiedono una revisione della pianificazione. La connessione tra questi processi risulta particolarmente importante perché una modifica ai turni può influenzare sia il costo del lavoro sia la successiva elaborazione delle presenze. L’assistente utilizza quindi le registrazioni già disponibili nell’ambiente Homebase, che collega le ore rilevate ai fogli presenza e alle procedure payroll, riducendo la necessità di reinserire manualmente le stesse informazioni nei diversi passaggi amministrativi.
L’automazione è progettata per operare entro preferenze e limiti stabiliti dal titolare dell’impresa, che mantiene il controllo finale sulle decisioni. Homebase non ha tuttavia comunicato i fornitori dei modelli linguistici impiegati, l’architettura tecnica dettagliata dell’assistente o la precisa sequenza di approvazioni prevista per ciascuna operazione. Questi aspetti assumono particolare importanza quando l’attività coinvolge dati personali dei lavoratori, modifiche ai cartellini o valutazioni dei candidati, poiché le informazioni utilizzate dal sistema possono incidere direttamente sull’organizzazione del personale e sui pagamenti. La disponibilità di dati aggiornati, la corretta interpretazione delle autorizzazioni e la presenza di punti di verifica da parte del responsabile costituiscono quindi elementi operativi rilevanti per l’utilizzo della soluzione. L’assistente non viene presentato come un nuovo modello fondamentale di intelligenza artificiale, ma come un livello applicativo capace di coordinare procedure già presenti nel software e di svolgere attività amministrative secondo le regole definite dall’impresa.
Homebase ha inoltre richiamato i risultati conseguiti attraverso i propri precedenti strumenti di selezione assistita dall’intelligenza artificiale. Reuben Pressman, fondatore e managing partner di St. Pete Athletic, ha riferito che la propria organizzazione è riuscita a esaminare oltre 3.000 candidature, risparmiando più di 1.000 ore attraverso strumenti di screening automatizzato. Il dato riguarda le funzionalità di selezione già utilizzate dall’azienda e non costituisce una misurazione delle prestazioni del nuovo Homebase Assistant. Secondo le informazioni comunicate, la piattaforma Homebase è utilizzata da oltre 150.000 imprese e i suoi prodotti hanno gestito più di 4,7 milioni di attività amministrative, contribuendo a un risparmio stimato superiore a 50 milioni di ore a partire dal 2025. Anche questi valori si riferiscono all’insieme dei servizi offerti dalla società e non devono essere attribuiti esclusivamente all’assistente appena presentato. Al momento del lancio non sono stati specificati il prezzo della nuova soluzione né la data prevista per un’estensione generale della disponibilità. La distribuzione iniziale limitata permetterà di osservare il funzionamento dell’automazione in contesti caratterizzati da turnazioni, esigenze organizzative ed eccezioni differenti, verificando soprattutto la capacità del sistema di completare le procedure senza introdurre ulteriori interventi manuali nella gestione quotidiana del personale.
Questo articolo è stato redatto con il supporto di strumenti di intelligenza artificiale (AI)