Le soluzioni di rilevazione del tempo basate sull’intelligenza artificiale permettono alle piccole imprese di automatizzare alcune fasi della registrazione delle ore lavorate, della loro attribuzione ai progetti e della preparazione dei dati destinati alla fatturazione o all’amministrazione del personale. Tra le piattaforme disponibili nell’ottobre 2026 figurano eBillity, Timely, Rize, Clockk e Deltek Replicon, cinque prodotti caratterizzati da modalità differenti di acquisizione e organizzazione delle attività. Le tecnologie impiegate comprendono l’inserimento dei dati tramite linguaggio naturale, l’analisi automatica delle applicazioni utilizzate, la ricostruzione delle attività svolte durante la giornata e l’associazione delle ore a clienti, commesse e centri di costo. Le differenze riguardano anche la gestione delle approvazioni, le integrazioni con i sistemi contabili, la disponibilità delle funzioni su dispositivi mobili e il livello di configurazione richiesto per utilizzare i dati nei processi amministrativi. Una distinzione tecnica fondamentale riguarda l’acquisizione assistita, nella quale è l’utente a descrivere il lavoro effettuato, e quella automatica, nella quale il software raccoglie segnali dalle applicazioni e propone successivamente la classificazione delle attività.
eBillity Time Tracker integra un assistente AI che interpreta descrizioni vocali o testuali e le converte in registrazioni strutturate, associandole al cliente, al progetto e alla tipologia di attività pertinente. Il sistema permette, per esempio, di registrare una telefonata professionale o una visita presso un cliente attraverso una semplice descrizione, evitando la compilazione manuale dei singoli campi. È inoltre disponibile un connettore basato sul Model Context Protocol, utilizzabile con assistenti compatibili come ChatGPT e Claude, che consente di creare registrazioni, controllare i timer e interrogare le informazioni già archiviate. Questa modalità mantiene l’intervento dell’utente nell’indicazione delle attività e della relativa durata e non equivale alla ricostruzione automatica del lavoro svolto sul computer. La piattaforma comprende differenti offerte, denominate Billing, Workforce e Premium, che coprono esigenze di fatturazione, rilevazione delle presenze, approvazione delle ore, gestione del personale e collegamento con applicazioni contabili e paghe, secondo le funzionalità previste dai singoli piani. È disponibile una prova di 14 giorni; il costo effettivo dipende dalla combinazione tra canone di base, numero di utenti e moduli selezionati.
Timely concentra le proprie funzionalità sulla ricostruzione automatica delle attività svolte al computer, attraverso l’applicazione Memory, che acquisisce in background informazioni sull’utilizzo degli strumenti di lavoro. La funzione AutoSheet analizza successivamente questi dati e prepara bozze di timesheet che gli utenti possono controllare, correggere e inviare. Il sistema è progettato per riconoscere progressivamente le associazioni tra attività e progetti sulla base delle registrazioni accettate o modificate, consentendo di ridurre le operazioni manuali necessarie per ricostruire giornate distribuite tra più incarichi. Timely comprende strumenti di rendicontazione per progetto e funzionalità amministrative differenziate in base al piano; la versione Starter supporta fino a cinque utenti e 20 progetti, mentre le integrazioni contabili più articolate, la gestione dei budget e alcune funzionalità di coordinamento dei gruppi sono riservate ai livelli superiori. Il prezzo Starter parte da 9 dollari mensili per utente con fatturazione annuale, oppure 11 dollari con pagamento mensile, mentre Premium costa rispettivamente 16 e 20 dollari. Le attività svolte lontano dal computer e le attribuzioni ambigue richiedono comunque una verifica da parte dell’utente.
Rize utilizza un’applicazione desktop che registra le attività e applica sistemi di categorizzazione automatica per collegare il tempo impiegato ai clienti e ai progetti. La piattaforma comprende dashboard condivise, report sulle commesse e strumenti destinati a valutare la redditività delle attività professionali, anche in relazione agli incarichi a canone fisso e al tempo effettivamente assorbito dai singoli clienti. La gestione delle informazioni prevede una distinzione tra attività personali e dati di progetto condivisi, con controlli sulla pubblicazione delle registrazioni all’interno del gruppo di lavoro. Alcuni piani includono inoltre l’accesso attraverso MCP, che permette a un assistente AI collegato di interagire con le informazioni temporali archiviate. Il piano individuale Basic parte da 9,99 dollari al mese con pagamento annuale, mentre l’offerta Team prevede un costo di 29,99 dollari mensili per postazione con fatturazione annuale, oppure 39,99 dollari con pagamento mensile, con un minimo di due utenti. Alcune funzioni AI prevedono crediti mensili e possibili costi aggiuntivi; le caratteristiche incluse nei diversi livelli commerciali devono pertanto essere verificate prima dell’attivazione.
Clockk è progettato per i professionisti che alternano frequentemente attività appartenenti a diversi clienti e necessitano di ricostruire il tempo dedicato a ciascun incarico. La funzione Activity View organizza informazioni relative ad applicazioni, documenti, siti web e altre attività collegate, offrendo una cronologia consultabile dalla quale ricavare le registrazioni per progetto. L’intelligenza artificiale apprende dalle precedenti attribuzioni effettuate dall’utente e applica queste informazioni alla classificazione delle attività successive, semplificando la gestione di commesse ricorrenti. Sono disponibili report e funzionalità di budget nei livelli commerciali superiori, mentre il piano gratuito Express presenta limitazioni nella consultazione e nella conservazione della cronologia. Le versioni a pagamento comprendono Insight, Studio e Agency, con capacità differenti di rendicontazione e gestione dei progetti. Alcune informazioni commerciali relative alle integrazioni contabili non risultano perfettamente allineate tra le diverse sezioni della documentazione, rendendo opportuna una verifica diretta delle connessioni effettivamente disponibili. L’accuratezza delle registrazioni dipende inoltre dal controllo delle attribuzioni ambigue e dall’integrazione delle attività non rilevate automaticamente.
Deltek Replicon propone una configurazione più articolata, destinata alle imprese che devono collegare la rilevazione delle ore alla gestione delle commesse, alle procedure di approvazione e ai sistemi amministrativi. La piattaforma utilizza Dela, un sistema intelligente per la compilazione dei timesheet, che acquisisce informazioni dalle applicazioni professionali collegate e le utilizza per preparare le registrazioni temporali. Il modulo Replicon TimeBill associa le ore alla fatturazione e alla determinazione dei costi di progetto, mentre altri componenti gestiscono presenze, spese, assenze e processi organizzativi. L’architettura modulare consente di configurare percorsi di approvazione e strutture di progetto complesse, ma richiede una definizione preventiva delle integrazioni e delle responsabilità amministrative. I prezzi vengono determinati attraverso offerte personalizzate, nelle quali devono essere specificati i moduli richiesti, le funzionalità di intelligenza artificiale, le connessioni ai sistemi esistenti e l’assistenza necessaria durante l’implementazione.
Le cinque piattaforme coprono quindi processi differenti all’interno della gestione del tempo aziendale: eBillity collega l’inserimento assistito delle ore alla fatturazione e alle attività amministrative, Timely automatizza la preparazione dei timesheet partendo dall’utilizzo del computer, Rize associa la rilevazione automatica all’analisi economica delle commesse, Clockk ricostruisce le attività frammentate tra diversi progetti e Deltek Replicon gestisce procedure di rendicontazione e approvazione più strutturate. Le registrazioni prodotte dall’intelligenza artificiale devono essere controllate prima dell’utilizzo nei documenti contabili o nei processi retributivi, mentre la presenza di un’integrazione con il software paghe non implica che la piattaforma sostituisca direttamente un sistema di elaborazione delle retribuzioni.
Questo articolo è stato redatto con il supporto di strumenti di intelligenza artificiale (AI)