MemoryLane ha lanciato una piattaforma di intelligenza artificiale dedicata alla scoperta e alla mappatura dei processi aziendali, progettata per identificare le attività ripetitive e stabilire quali operazioni potrebbero beneficiare maggiormente dell’automazione. Il software, sviluppato da SenseFlow Inc., società statunitense fondata da Jaro Zapletal e Petr Ungar, è disponibile per Windows e macOS ed è rivolto principalmente alle piccole e medie imprese con un organico compreso tra 10 e 500 persone. A differenza degli strumenti che richiedono di descrivere manualmente i processi da automatizzare, MemoryLane osserva le normali attività svolte sul computer e utilizza l’intelligenza artificiale per ricostruire le sequenze operative effettivamente adottate dagli utenti. Il sistema è concepito per individuare quanto tempo venga impiegato nelle operazioni ricorrenti eseguite attraverso posta elettronica, fogli di calcolo, piattaforme CRM, software contabili e altre applicazioni utilizzate quotidianamente. L’obiettivo è produrre una rappresentazione dei processi aziendali basata sulle attività osservate, senza richiedere preliminarmente un progetto completo di analisi organizzativa o la realizzazione manuale della documentazione.
Il funzionamento di MemoryLane si basa su un’applicazione che opera in background mentre l’utente continua a lavorare normalmente. Durante l’attività vengono acquisite immagini dello schermo, elaborate mediante modelli di intelligenza artificiale e trasformate in brevi annotazioni testuali che descrivono le operazioni eseguite. Secondo l’azienda, gli screenshot vengono eliminati immediatamente dopo l’elaborazione e non sono conservati né utilizzati per addestrare i modelli. Le annotazioni generate vengono archiviate localmente sul computer dell’utente e non sono condivise centralmente senza un consenso esplicito. Dopo alcuni giorni di osservazione, il software raggruppa le informazioni in sequenze di lavoro ricorrenti, ricostruisce i workflow, misura la frequenza con cui vengono eseguiti e stima le ore settimanali assorbite dalle diverse attività. I processi individuati vengono successivamente classificati in base al loro potenziale di automazione e al tempo che potrebbe essere risparmiato. MemoryLane dichiara che la maggior parte degli utenti riceve le prime indicazioni sulle opportunità di automazione entro sette giorni dall’inizio dell’utilizzo.
La piattaforma non si limita all’individuazione delle attività ripetitive, ma consente di trasformare le ricostruzioni ottenute in documentazione utilizzabile per l’organizzazione aziendale e per la successiva realizzazione di procedure automatizzate. I workflow possono essere esportati come diagrammi in formato BPMN, lo standard Business Process Model and Notation utilizzato per rappresentare formalmente le attività e le decisioni che compongono un processo, oppure come documenti PDF e immagini PNG. Il sistema permette inoltre di generare procedure operative standard, o SOP, destinate per esempio alla formazione di nuovi dipendenti e alla documentazione delle attività interne. Le sequenze individuate possono essere convertite anche in prompt da utilizzare con agenti di intelligenza artificiale e piattaforme di automazione come Zapier, n8n e Make. Questa funzione collega la fase di osservazione dei processi alla loro possibile implementazione in sistemi automatizzati, evitando che la mappatura rimanga esclusivamente descrittiva. Le stime delle ore risparmiabili e le classifiche delle opportunità vengono prodotte dalla piattaforma, mentre l’effettivo beneficio dipende dalle automazioni successivamente realizzate.
Un elemento centrale dell’architettura riguarda il trattamento dei dati raccolti durante l’osservazione delle attività. MemoryLane dichiara di non conservare gli screenshot e di utilizzare endpoint di elaborazione con politiche di conservazione zero presso fornitori di modelli AI, tra cui Google e Anthropic. Gli utenti possono escludere esplicitamente dall’osservazione determinate applicazioni e siti web, comprese piattaforme bancarie e comunicazioni personali. Le aziende che gestiscono informazioni particolarmente sensibili possono inoltre collegare modelli di intelligenza artificiale propri, mantenendo l’elaborazione dei dati all’interno dell’ambiente informatico aziendale. L’archiviazione locale delle annotazioni e la possibilità di scegliere quali applicazioni monitorare sono state introdotte per limitare la circolazione non necessaria delle informazioni osservate. La società presenta queste caratteristiche come un’alternativa agli strumenti di task mining destinati alle grandi imprese, in particolare alle soluzioni di fornitori quali Celonis, UiPath e Mimica, il cui impiego può comportare investimenti elevati e progetti strutturati di trasformazione dei processi.
Il modello commerciale consente di iniziare con una singola installazione, senza richiedere l’adozione immediata della piattaforma da parte dell’intera organizzazione. Un dipendente o un responsabile di funzione può utilizzare MemoryLane per analizzare il proprio lavoro al prezzo dichiarato di 100 dollari al mese, sperimentando la mappatura dei processi e valutando le attività che potrebbero essere automatizzate. Per le aziende interessate a un’analisi più estesa è prevista una distribuzione centralizzata presso diversi gruppi di lavoro, con aggregazione dei risultati, individuazione delle procedure comuni e supporto operativo nella realizzazione delle automazioni. MemoryLane segnala utilizzi nei settori della gestione immobiliare, dei servizi professionali, del commercio elettronico, dei servizi finanziari, dell’ospitalità, della logistica e dei media, oltre che presso società di consulenza e fornitori di soluzioni di automazione. La piattaforma è quindi proposta come strumento per passare dall’osservazione del lavoro quotidiano a un inventario documentato delle attività, ordinato secondo frequenza, impegno temporale e possibilità di intervento attraverso sistemi software e agenti AI.
Questo articolo è stato redatto con il supporto di strumenti di intelligenza artificiale (AI)