Il Ministero dell’Istruzione e del Merito sta preparando MIMeraviglIA, un nuovo percorso digitale dedicato alla formazione sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale nelle attività amministrative e organizzative delle scuole. L’iniziativa è stata presentata durante il confronto tra l’amministrazione e le organizzazioni sindacali sul piano di semplificazione e digitalizzazione degli istituti. Il progetto si rivolge al personale amministrativo, tecnico e ausiliario, con particolare attenzione agli uffici di segreteria e ai direttori dei servizi generali e amministrativi. Le comunicazioni emerse dal tavolo ministeriale includono tra i destinatari anche i dirigenti scolastici, chiamati a governare l’introduzione delle nuove tecnologie nei processi dell’istituto.
MIMeraviglIA non dovrebbe essere una piattaforma destinata a sostituire direttamente le applicazioni utilizzate dalle segreterie, ma un ambiente formativo pensato per spiegare come impiegare l’intelligenza artificiale in modo consapevole nelle procedure scolastiche. Il Ministero punta quindi a sviluppare competenze prima di estendere l’uso operativo di strumenti automatizzati.
Il percorso si inserisce in un programma più ampio di modernizzazione amministrativa. Le scuole devono gestire ogni giorno flussi documentali, circolari, richieste dell’utenza, contratti, acquisti, rendicontazioni, progetti finanziati dal PNRR, dati del personale e comunicazioni con altre amministrazioni. Una parte significativa di questo lavoro è composta da attività ripetitive, verifiche formali, trasferimenti di informazioni tra piattaforme e predisposizione di documenti standardizzati. L’intelligenza artificiale potrebbe essere utilizzata per organizzare i dati, riassumere documenti, predisporre bozze, classificare comunicazioni e supportare la ricerca delle informazioni necessarie. L’obiettivo dichiarato è ridurre il tempo dedicato alle operazioni a minore valore aggiunto, lasciando al personale più spazio per il controllo delle procedure, il rapporto con famiglie e dipendenti, la gestione dei progetti e la soluzione dei casi che richiedono valutazioni professionali.
La formazione dovrà però chiarire anche i limiti dei sistemi AI. Le informazioni prodotte automaticamente non possono essere utilizzate senza verifica, soprattutto quando riguardano contratti, graduatorie, dati personali, pagamenti, procedimenti amministrativi o atti che possono generare responsabilità contabili e giuridiche. L’intelligenza artificiale può elaborare testi plausibili ma inesatti, interpretare male una disposizione normativa oppure utilizzare riferimenti non aggiornati. Il personale dovrà quindi imparare a controllare le risposte, verificare le fonti e distinguere le attività che possono essere assistite da quelle che devono restare sotto la piena responsabilità dell’operatore.
Particolare attenzione dovrà essere dedicata alla protezione dei dati. Le segreterie trattano informazioni personali e spesso sensibili relative a studenti, famiglie e lavoratori. Non tutti i documenti possono essere inseriti liberamente in un servizio di intelligenza artificiale esterno e sarà necessario conoscere le piattaforme autorizzate, le modalità di anonimizzazione e le regole previste per la conservazione dei dati. Il percorso dovrà essere accessibile anche a chi possiede competenze digitali iniziali limitate. Una formazione esclusivamente tecnica rischierebbe infatti di aumentare le differenze tra istituti e lavoratori, trasformando la digitalizzazione in un ulteriore carico anziché in uno strumento di semplificazione.
MIMeraviglIA dovrebbe quindi accompagnare gradualmente il personale nella comprensione dei principali sistemi generativi, nella costruzione delle richieste, nel controllo degli output e nell’integrazione dell’AI con le procedure già esistenti.
Il progetto è stato annunciato insieme ad altri interventi digitali destinati alle scuole. Il Ministero sta lavorando a piattaforme per la gestione degli agenti contabili, dei conti giudiziali, dei flussi di cassa, degli acquisti, degli incarichi esterni, degli infortuni e dei turni di servizio del personale ATA. È prevista anche una piattaforma dedicata all’incontro tra istituzioni scolastiche e sponsor, oltre a un sistema collegato alle attività del mobility manager per individuare percorsi casa-scuola e casa-lavoro.
Una delle innovazioni più rilevanti riguarda la gestione delle supplenze brevi. Il nuovo ambiente digitale dovrà seguire progressivamente l’intero processo, dall’individuazione dell’avente diritto alla firma del contratto, riducendo duplicazioni, errori e ritardi. La prima versione del software per le supplenze dovrebbe essere pronta nel settembre 2026. Tra ottobre e dicembre sarà sperimentata in 50 scuole e, in questa fase iniziale, si concentrerà soprattutto sulle convocazioni e sull’individuazione automatica degli aspiranti realmente disponibili. L’estensione a tutte le istituzioni scolastiche è prevista tra dicembre 2026 e febbraio 2027. I moduli relativi ad assenze, contratti, interpelli e GePOS saranno sviluppati successivamente.
Questa piattaforma non coincide con MIMeraviglIA, ma i due progetti fanno parte della stessa strategia. Da una parte vengono digitalizzati i procedimenti, dall’altra viene formato il personale che dovrà comprendere, controllare e utilizzare le nuove tecnologie.
L’introduzione di nuove piattaforme può semplificare alcune attività, ma può anche aggiungere passaggi, responsabilità e sistemi da presidiare se non viene accompagnata da procedure coerenti e da risorse adeguate. È stata evidenziata anche la necessità di aggiornare il quadro normativo e contabile. L’informatizzazione di procedure costruite su regole datate non elimina automaticamente le difficoltà e può lasciare inalterate le responsabilità civili, penali e contabili attribuite a dirigenti, DSGA e personale amministrativo. MIMeraviglIA dovrà quindi collegare l’apprendimento tecnico alla conoscenza delle responsabilità professionali. Non sarà sufficiente spiegare come generare un documento con l’AI: occorrerà chiarire chi lo controlla, chi lo firma, quali dati possono essere utilizzati e chi risponde in caso di errore.
Al momento non sono stati pubblicati il programma dettagliato dei moduli, la durata dei corsi, i requisiti di accesso e il calendario delle attività. Non è stato chiarito neppure se la piattaforma comprenderà esercitazioni pratiche, attestazioni finali o percorsi distinti per assistenti amministrativi, tecnici, DSGA e dirigenti scolastici. Le modalità definitive saranno comunicate dal Ministero attraverso il proprio portale e tramite le successive circolari operative. Fino a quel momento, MIMeraviglIA deve essere considerata un’iniziativa annunciata e in fase di sviluppo, non ancora un servizio pienamente disponibile.