Otter AI è una piattaforma di intelligenza artificiale dedicata alla registrazione, trascrizione e gestione delle conversazioni professionali, progettata per trasformare riunioni, interviste e registrazioni audio in documenti consultabili, riepiloghi organizzati e attività operative. Fondata nel 2016, la società dichiara di aver superato i 25 milioni di utenti e raggiunto 100 milioni di dollari di ricavi ricorrenti annuali. La piattaforma acquisisce le conversazioni attraverso Otter Notetaker, un assistente che può partecipare automaticamente alle riunioni di Zoom, Google Meet e Microsoft Teams mediante collegamento al calendario, oppure attraverso registrazioni avviate direttamente dal browser e dalle applicazioni per Windows, macOS, iOS e Android. Le applicazioni desktop consentono anche di catturare l’audio del computer senza introdurre un bot visibile nella videoconferenza. È inoltre disponibile l’importazione di file audio e video nei formati AAC, MP3, M4A, WAV, WMA, MOV, MPEG, MP4 e WMV. Ogni registrazione viene elaborata per produrre una trascrizione con riferimenti temporali, identificazione dei diversi interlocutori, riepiloghi tematici, parole chiave e attività da completare. Gli utenti possono correggere manualmente le trascrizioni, associare i nomi ai partecipanti, riprodurre la registrazione a partire da specifiche parole e condividere i risultati con i colleghi.
L’accuratezza della trascrizione è stata esaminata attraverso due registrazioni di prova realizzate con voci sintetiche, per un totale di 802 parole, comprendenti nomi propri, termini specialistici, percentuali, importi economici e scadenze. Nella prima simulazione, una riunione di circa tre minuti fra tre partecipanti statunitensi e britannici, Otter AI ha riconosciuto correttamente 496 parole su 498, raggiungendo un’accuratezza del 99,6%. I due errori hanno riguardato la trascrizione del cognome Okafor come Ochafer e del nome MeetGeek come MeatGeek, mentre sono stati riconosciuti correttamente altri termini specifici, riferimenti a piattaforme software, dati sul traffico di 42.000 visite, una percentuale dell’1,9% e tutte le date presenti nella conversazione. Il sistema ha inoltre identificato correttamente 23 dei 24 turni di parola, unendo erroneamente soltanto gli interventi conclusivi di due partecipanti. Il riepilogo automatico ha organizzato i contenuti nelle sezioni relative alle prestazioni del traffico e agli aggiornamenti dei progetti, mantenendo corretti i principali dati numerici, ma attribuendo a un interlocutore un’osservazione formulata da un altro. Sono state individuate cinque attività effettivamente discusse, con le relative scadenze, mentre è stata omessa dall’elenco operativo l’approvazione di un contenuto prevista per il 10 novembre. Un’attività è stata inoltre assegnata al titolare dell’account anziché alla persona che aveva assunto l’impegno durante la riunione.
La seconda registrazione, della durata di circa un minuto e mezzo, ha introdotto rumori ambientali tipici di un bar, conversazioni di sottofondo, rumori di tazze e due interlocutori con accenti britannico e italiano. Prima dell’elaborazione sono stati inseriti cinque termini nel vocabolario personalizzato, comprendenti nomi propri e denominazioni precedentemente riconosciute in modo errato. In questa prova Otter AI ha trascritto correttamente 303 parole su 304, con un’accuratezza del 99,7%, commettendo soltanto un errore nella distinzione fra le forme verbali inglesi send e sent. Il sistema ha riconosciuto correttamente anche l’importo di 7.500 dollari, le percentuali del 12% e del 25% e il riferimento a una migrazione da Mailchimp a HubSpot. L’identificazione dei parlanti si è invece rivelata meno affidabile: gran parte degli interventi dei due partecipanti è confluita sotto un’unica etichetta, rendendo difficoltosa la ricostruzione delle responsabilità individuali. Nonostante questa anomalia, il riepilogo ha mantenuto corretti i nomi dei partecipanti, il budget, le tempistiche, le approvazioni e l’attività relativa all’invio di una proposta entro il lunedì mattina. Complessivamente, nelle due registrazioni sono stati riscontrati tre errori su 802 parole, corrispondenti a un’accuratezza di circa il 99,63%. Il risultato riguarda tuttavia registrazioni realizzate con voci sintetiche relativamente controllate e non costituisce una misura delle prestazioni ottenibili in qualsiasi ambiente reale, soprattutto in presenza di microfoni scadenti o conversazioni sovrapposte.
La componente Otter AI Chat permette di interrogare le registrazioni in linguaggio naturale, ricercando decisioni, scadenze, responsabilità e informazioni specifiche senza dover consultare integralmente le trascrizioni. Le risposte possono includere collegamenti temporali ai punti della registrazione utilizzati per ricostruire le informazioni. Durante una verifica sulla riunione simulata, l’assistente ha individuato otto riferimenti temporali e ha convertito correttamente il venerdì menzionato nella conversazione nella data del 6 novembre 2026. Ha tuttavia interpretato una scadenza indicata come mercoledì attribuendole il giorno stesso della riunione, anziché il mercoledì successivo, e ha assegnato alcune responsabilità al proprietario dell’account invece che all’effettiva partecipante. Nella generazione di un messaggio di follow-up, Otter ha creato una bozza Gmail contenente le richieste di conferma sui prezzi e sulle scadenze, ma ha riprodotto l’errore relativo al mercoledì. Una domanda volutamente formulata con presupposti inesistenti, riguardante un budget mai approvato e l’esclusione di una piattaforma che non era stata discussa, ha invece ricevuto una risposta corretta: il sistema ha segnalato l’assenza delle informazioni richieste e ha richiamato il contenuto effettivamente presente nella registrazione. La produzione delle risposte ha richiesto circa trenta secondi per interrogazione, mentre trascrizioni e riepiloghi sono risultati disponibili quasi immediatamente dopo il caricamento.
Le funzionalità della piattaforma si estendono alla ricerca fra registrazioni e applicazioni connesse, con integrazioni verso Gmail, Google Drive, Notion, Jira, Salesforce, HubSpot, Slack e Zapier. Il supporto al protocollo Model Context Protocol consente inoltre di rendere accessibile lo storico delle riunioni ad assistenti esterni come ChatGPT e Claude. Otter propone anche agenti specializzati nelle attività commerciali, con funzionalità di assistenza durante le trattative, aggiornamento dei CRM, qualificazione dei contatti e supporto ai processi di selezione del personale, compresa l’integrazione con Greenhouse. La trascrizione è disponibile in 19 lingue, fra le quali inglese, spagnolo, francese, giapponese, tedesco, italiano, coreano, portoghese e mandarino, sebbene 14 lingue risultino ancora classificate come beta. Il vocabolario personalizzato permette di migliorare il riconoscimento di nomi, marchi e terminologia specialistica: il piano Basic consente cinque termini, il piano Pro permette di inserire 100 nomi e 100 altri termini, mentre il piano Business porta il limite a 800 elementi per ciascuna categoria.
Il piano gratuito Basic comprende 300 minuti mensili di trascrizione, una durata massima di 30 minuti per conversazione, tre importazioni complessive di file e 20 domande mensili a Otter AI Chat, con un massimo di tre interrogazioni per singola conversazione. L’esportazione in PDF, DOCX e SRT richiede un abbonamento a pagamento, mentre le funzionalità dei piani Pro e Business sono destinate rispettivamente agli utenti che necessitano di maggiori capacità di trascrizione e ai gruppi di lavoro con esigenze collaborative più estese. Rispetto ad altre soluzioni, MeetGeek offre trascrizioni in oltre 100 lingue con rilevamento automatico e, nel piano gratuito, tre ore mensili con registrazioni fino a due ore, ma conserva le trascrizioni gratuite soltanto per tre mesi. Fathom consente registrazioni e trascrizioni gratuite illimitate per riunioni in diretta, senza però supportare l’importazione di file audio e video preesistenti. Granola registra direttamente l’audio del computer senza aggiungere partecipanti virtuali e integra gli appunti inseriti manualmente con le informazioni ricavate dalla conversazione, ma limita a 30 giorni la cronologia disponibile gratuitamente.
La gestione della riservatezza rimane un elemento rilevante nell’utilizzo professionale di Otter AI. Nel 2025 è stata avviata negli Stati Uniti un’azione collettiva riguardante presunte registrazioni effettuate senza il consenso di tutti i partecipanti e il possibile utilizzo dei contenuti per l’addestramento dei sistemi AI. Il 13 agosto 2026 un giudice federale ha consentito la prosecuzione delle principali contestazioni relative alle intercettazioni e alla privacy, senza che tale decisione costituisse un accertamento definitivo delle accuse. La piattaforma permette di controllare l’accesso alle conversazioni e offre, per gli ambienti Enterprise, autenticazione Single Sign-On e un componente opzionale dedicato alla conformità HIPAA. Sono inoltre disponibili notifiche preventive ai partecipanti, la cui attivazione deve essere verificata nelle impostazioni dell’account. L’impiego operativo richiede quindi sia la comunicazione della registrazione agli interessati sia il controllo delle attribuzioni dei parlanti, delle attività e delle scadenze, distinguendo la buona accuratezza della trascrizione dalla correttezza delle informazioni organizzative prodotte automaticamente.
Questo articolo è stato redatto con il supporto di strumenti di intelligenza artificiale (AI)