L’utilizzo di PDF e file .docx è così radicato che spesso nemmeno ci fermiamo a pensare a quanta complessità e quante inefficienze siano legate a questi formati. La startup israeliana Factify, appena emersa dallo stealth con un seed round da 73 milioni di dollari, sta proponendo un’idea che sembra sorprendentemente semplice e allo stesso tempo ambiziosa: i documenti digitali dovrebbero avere una “intelligenza” propria, smettendo di essere file statici e diventando invece infrastrutture attive e governabili.
Per capire il senso di questa visione, è utile guardare alla storia — e alle limitazioni — dei formati che oggi usiamo quotidianamente. Il PDF, creato negli anni Novanta per rendere un documento visualizzabile in modo identico su qualsiasi dispositivo, è stato un enorme successo, ma è fondamentalmente una fotografia digitale di contenuti. Una volta esportato, quel documento perde contesto: non sappiamo chi lo ha visto, da dove è partito, quale versione è quella “ufficiale” o più aggiornata. Word e .docx, d’altra parte, pur essendo pensati per l’editing, rimangono file isolati legati al dispositivo o al servizio cloud che li ospita. Anche i moderni documenti collaborativi online, come quelli di Google Docs, pur semplificando la collaborazione in tempo reale, non risolvono il nodo centrale: il documento rimane un’entità passiva, un oggetto da leggere o scrivere, non da interrogare o governare come se fosse un sistema.
Secondo Matan Gavish, fondatore e CEO di Factify, questa “staticità” non è più adeguata all’era dell’intelligenza artificiale e della collaborazione distribuita. Per quanto banale possa sembrare, il fatto che un PDF “sia solo un PDF” significa che l’AI deve ricorrere a tecniche come l’OCR (optical character recognition) per estrarre testo da qualcosa che è, in fondo, un’immagine digitale di contenuti. Questo non solo rallenta i processi, ma introduce errori e rende difficile costruire automazioni affidabili e sicure.
Il nucleo della proposta di Factify è proprio qui: un documento intelligente non è un file, ma un oggetto attivo che porta con sé identità, permessi, versioni e una traccia auditable di tutte le azioni compiute su di esso. In questo nuovo standard, il documento non è più una “foto” o un contenitore passivo di testo, ma un oggetto che risponde a interrogazioni e comandi digitali, ad esempio: chi lo ha visto, chi ha modificato cosa e quando, quale versione è l’ultima approvata, o persino quando un documento deve scadere o essere archiviato. Questa trasformazione è possibile perché il documento “vive” come parte di un’infrastruttura digitale, non come un file disperso tra server, dispositivi o servizi cloud eterogenei.
Questa visione semplifica non solo la vita dell’utente finale, ma anche processi critici come governance, compliance e sicurezza dei dati. Pensiamo a un contratto legale o a un documento di conformità: con i formati tradizionali, una volta inviato, è difficile sapere se la versione in mano a un partner sia quella più recente, o se sia stata modificata in modo non autorizzato. Con un “documento factified” ogni azione è tracciata in modo immutabile, e il documento stesso può essere interrogato per confermare la sua autenticità, chi ne ha accesso e in che condizioni si trova.
L’obiettivo di Factify non è semplicemente sostituire Word o PDF, ma estendere l’idea di documento fino a farlo diventare un asset digitale dinamico e governabile. Questo implica anche un cambio di paradigma profondo nel modo in cui pensiamo al documento: non più come un “oggetto da conservare”, ma come una componente di processo, collegata alle identità degli utenti, alle autorizzazioni, alle scadenze e alle relazioni tra dati. In altre parole, l’infrastruttura digitale che circonda un documento diventa parte integrante del documento stesso.
Per chi lavora in settori regolamentati come il legale, la finanza o le risorse umane, i vantaggi di un documento che porta con sé la storia delle interazioni e la governance incorporata sono immediatamente evidenti. In questi contesti, l’essere vincolati a formati che non conservano contesto e permessi in modo nativo rappresenta non solo un freno all’efficienza, ma anche un rischio di conformità e sicurezza. Un documento intelligente che integra autorizzazioni di accesso, cronologia delle revisioni e audit automatico può trasformare la gestione delle versioni e dei workflow in asset piuttosto che in un problema da risolvere all’ultimo minuto.
La scommessa di Factify va oltre miglioramenti incrementali: propone di sostituire il modello di documento che conosciamo da decenni con uno nativamente costruito per l’epoca digitale e con un “cervello” incorporato. Per arrivare a questo, l’azienda sta ricostruendo il formato, il layer di dati e l’interfaccia applicativa da zero, con l’obiettivo di mantenere compatibilità con l’aspetto e la fruibilità dei documenti tradizionali, ma incorporando capacità di automazione e governance che oggi richiedono strumenti aggiuntivi o integrazioni complesse.
Non è un’impresa facile, e l’esperienza storica insegna che molti formati che hanno provato a sostituire PDF o Word sono rimasti marginali perché imponevano cambiamenti troppo radicali nei comportamenti degli utenti. Factify sembra consapevole di questo rischio, tanto da lavorare su una compatibilità profonda con l’aspetto familiare dei documenti esistenti, in modo da rendere il passaggio percepibile come un miglioramento immediato piuttosto che un’interruzione delle abitudini consolidate.
Se questa visione avrà successo, la conseguenza potrebbe essere più profonda di quanto inizialmente si immagini: un documento digitale che non è più un contenitore passivo di testo, ma un oggetto attivo, interrogabile e governabile, potrebbe diventare il perno di sistemi di automazione aziendale, di compliance normativa e di collaborazione intelligente. Questo non risolve tutti i problemi del lavoro digitale, ma rappresenta un tentativo concreto di superare limiti che oggi ci costano tempo, errori e complessità.
In un’epoca in cui l’intelligenza artificiale sta già rivoluzionando l’interpretazione dei dati, trasformare il documento digitale stesso da “file da leggere” a “oggetto intelligente” è una sfida che Factify ha deciso di raccogliere con un investimento significativo e una strategia tecnica ambiziosa. La proposta di dare ai documenti digitali un proprio “cervello” e una propria identità attiva potrebbe ridefinire non solo come creiamo e archiviamo contenuti, ma come li gestiamo, li automatizziamo e li usiamo come parte integrante dei processi aziendali.