L’intelligenza artificiale (AI) sta facendo un grande salto nelle applicazioni aziendali su tutta la linea, ma la maggior parte dell’attenzione è stata rivolta a funzioni rivolte al pubblico come chatbot e assistenti personali o professionali. Ma questo maschera il fatto che gran parte dell’azione reale si svolge dietro le quinte, nella miriade di processi di back office che contribuiscono ai costi e alle complessità della gestione di un’organizzazione moderna.
L’IA non è come le precedenti generazioni di tecnologia, tuttavia, che erano mirate a operazioni specifiche e realizzate per funzionare in modo predefinito. Al contrario, la sfida per l’impresa è creare il tipo di processi di formazione e sviluppo che consentano all’IA di porre i processi tradizionalmente manuali sotto il controllo completamente automatizzato, assumendo essenzialmente il lavoro quotidiano della gestione dell’ufficio mentre la forza lavoro si concentra sulla continuità ottimizzazione e sviluppo strategico.
L’IA giusta per il lavoro
Tuttavia, non tutti i processi di back office sono uguali e alcuni adotteranno questo nuovo paradigma più rapidamente di altri. Il compito a portata di mano, quindi, è determinare quali funzioni non sono solo le più facili da automatizzare, ma contribuiranno più direttamente alla linea di fondo.
Secondo Automation Anywhere , uno sviluppatore di automazione dei processi robotici e altre tecnologie, le organizzazioni che stanno vedendo i migliori risultati dalla trasformazione del back office si sono concentrate su queste aree chiave:
Contabilità fornitori: l’IA è molto più in grado di ridimensionare le operazioni in risposta ai carichi di lavoro in entrata rispetto a un team di impiegati. Ciò elimina il morso di attività che richiedono tempo come l’estrazione e la convalida dei dati, la prova di consegna e la pubblicazione su piattaforme ERP e finanziarie.
Contabilità clienti: allo stesso modo, AR è costellata di lavori ingombranti, per lo più incentrati sull’elaborazione e l’evasione degli ordini, nonché sulla fatturazione e sull’allocazione di cassa.
Onboarding dei dipendenti: l’IA gestisce attività meccaniche come la compilazione di moduli e il popolamento di database, il che consente al personale di gestire aspetti più impegnativi del lavoro come il reclutamento e la fidelizzazione.
Gestione dei dati dei dipendenti: si tratta di un processo ad alto volume e pesante di transazioni in cui un’attività spesso ne attiva più altre. L’automazione dovrebbe ridurre i costi in quest’area fino al 40%.
Il settore sanitario, in particolare, sta cercando sostanziali guadagni in termini di riduzione dei costi ed efficienza operativa affidando le procedure di back office all’IA. In quanto settore altamente regolamentato, l’assistenza sanitaria deve affrontare montagne di scartoffie relative a qualsiasi cosa, dalla sensibilizzazione e pianificazione dei pazienti alle richieste di risarcimento assicurative e all’adempimento dei farmaci da prescrizione.
Una recente analisi del MIT/Sloan Management ha mostrato che i costi amministrativi rappresentano più di un terzo del carico sanitario negli Stati Uniti, con una media di circa $ 2.500 a persona. L’intelligenza artificiale può assumere molte di queste attività, come la codifica medica, la fatturazione e i rimborsi, riducendo allo stesso tempo errori, sprechi e frodi. E a differenza dei progressi più evidenti che si verificano sul lato clinico, l’IA di back office non ha bisogno dell’approvazione della FDA o di altri oneri normativi per essere implementata.
Alleggerimento del carico
Indipendentemente dal settore, uno dei maggiori oneri per l’ufficio che qualsiasi organizzazione deve affrontare è la gestione dei documenti. Che si tratti di scansione, archiviazione, fascicolazione o qualsiasi altro lavoro, la gestione dei documenti è un’attività onerosa e dispendiosa in termini di tempo. Secondo Managed Outsource Solutions , tuttavia, l’IA si sta rapidamente facendo strada in un’ampia varietà di app relative ai documenti, il che non solo rende questi processi più veloci ed efficienti, ma anche più sicuri. Le organizzazioni lungimiranti stanno scoprendo che la scansione automatizzata, l’estrazione dei dati, il clustering e la categorizzazione portano anche più dati non strutturati nelle piattaforme di analisi a un ritmo più rapido, il che migliora la business intelligence complessiva e accelera il processo decisionale.
Tieni presente, tuttavia, che implementare l’IA nei processi di back office non è come premere un interruttore, afferma John Loeppky di ITPro . Per prima cosa, diversi lavori trarranno vantaggio dai tipi di intelligenza artificiale, che si tratti di intelligenza generale, apprendimento automatico o forme più avanzate di apprendimento profondo e reti neurali. Allo stesso modo, un’eccessiva distribuzione dell’IA può rivelarsi problematica se la forza lavoro umana non viene addestrata per trarre il massimo beneficio dalla tecnologia. In definitiva, i leader aziendali devono capire che il ROI vecchio stile governa ancora qualsiasi implementazione della tecnologia.
Senza dubbio i titoli che andranno avanti saranno pieni zeppi di forme di intelligenza artificiale che camminano, parlano e guidano. Ma è giusto dire che la vera azione è dietro le quinte, dove non solo riduce i costi di fare affari ma fornisce un ambiente più reattivo e produttivo sia a casa che in ufficio.
