Workday ha lanciato Workday Total Benefits, una nuova soluzione basata sull’intelligenza artificiale progettata per riunire in un unico ambiente la gestione dei benefit aziendali, l’accesso dei dipendenti ai servizi disponibili e una parte delle attività amministrative che oggi vengono distribuite tra piattaforme, fornitori e sistemi differenti. L’obiettivo operativo è eliminare la necessità per i lavoratori di passare continuamente da un provider all’altro e utilizzare credenziali separate per comprendere quali benefit siano disponibili, mentre dal lato aziendale la piattaforma collega direttamente i datori di lavoro ai fornitori e automatizza una parte dei flussi amministrativi. Il sistema è articolato in quattro componenti principali che lavorano insieme: Workday Wellness, Benefits Guidance attraverso il Self-Service Agent, Life and Money Solutions e Benefits Administration Services. Workday colloca il lancio in un contesto nel quale la spesa sanitaria aziendale continua ad aumentare e cita una previsione secondo cui i datori di lavoro si aspettano per il 2026 una crescita mediana dei costi sanitari del 9%; contemporaneamente, la gestione dei benefit è spesso suddivisa tra un numero crescente di piattaforme dei singoli provider, con conseguente aumento della complessità per i team HR e minore visibilità sull’effettivo utilizzo dei servizi da parte dei dipendenti. Total Benefits è quindi progettato non soltanto come portale di consultazione, ma come sistema in grado di far emergere automaticamente servizi e fornitori pertinenti durante l’iscrizione ai piani, in occasione di eventi personali rilevanti o in altri momenti nei quali potrebbero risultare utili.
Al centro della piattaforma si trova Workday Wellness, già disponibile per i clienti statunitensi, che collega direttamente a Workday i fornitori dei benefit e permette di automatizzare configurazione, amministrazione e scambio dei dati tra sistemi differenti. La soluzione consente ai responsabili HR e benefit di visualizzare in tempo reale quali servizi vengono effettivamente utilizzati dai dipendenti, come stanno funzionando i diversi programmi e quale andamento stanno assumendo i costi, mentre i dati finanziari, quelli relativi alle assenze e le scelte assicurative possono essere trasmessi direttamente ai provider. Workday afferma che alcuni clienti che hanno adottato anticipatamente la piattaforma hanno ridotto del 75% il tempo necessario per integrare un nuovo fornitore di benefit. L’ecosistema collegato a Workday Wellness comprende diversi nuovi partner, tra cui Bright Horizons, Care.com, Empower, EyeMed, Maven Clinic, Morgan Stanley at Work, Multiply, Oura Ring, SmithRx, WEX e When, oltre a broker e società di consulenza come Aon, che possono così operare direttamente all’interno dell’ambiente Workday insieme ai responsabili aziendali. Il sistema è pensato anche per intervenire sul divario tra benefit acquistati dalle aziende e servizi realmente utilizzati dai lavoratori, facendo emergere le soluzioni disponibili quando i dati e il contesto indicano che potrebbero essere pertinenti per una determinata persona.
La componente più direttamente legata all’interazione con l’intelligenza artificiale è Benefits Guidance, integrata nel Self-Service Agent di Workday e progettata per rispondere in linguaggio naturale alle domande dei dipendenti sui propri benefit. Il lavoratore può descrivere direttamente la propria situazione, per esempio comunicando di aspettare un figlio, segnalando che il coniuge ha perso la copertura assicurativa oppure chiedendo quale piano scegliere durante il periodo di iscrizione annuale; l’agente interpreta la richiesta, spiega le opzioni disponibili, confronta i diversi piani e accompagna l’utente verso l’azione successiva, come iscriversi a una copertura, aggiungere una persona a carico oppure aggiornare un beneficiario. Il sistema non è limitato alla fase di open enrollment, perché può anche evidenziare programmi pertinenti e inviare promemoria durante il resto dell’anno, collegando così le informazioni contenute nei sistemi HR alla situazione concreta descritta dal dipendente. Benefits Guidance attraverso il Self-Service Agent dovrebbe diventare generalmente disponibile nell’ottobre 2026, mentre Workday Wellness è già disponibile sul mercato statunitense.
Workday Total Benefits comprende inoltre Life and Money Solutions, un insieme di servizi forniti attraverso partner esterni e rivolti soprattutto alle esigenze finanziarie e amministrative collegate al lavoro e alla retribuzione. Tra le funzioni previste rientra la possibilità per i dipendenti di aprire o collegare direttamente un conto presso operatori finanziari come OnePay, EarnIn, PayPal, Cash App e Chime per ricevere lo stipendio e utilizzare ulteriori servizi finanziari; attraverso DailyPay, i lavoratori idonei possono inoltre accedere in anticipo a una parte della retribuzione già maturata prima della normale data di pagamento. Un’altra area riguarda la verifica del reddito e dell’impiego, richiesta frequentemente per ottenere un appartamento, un finanziamento o alcuni servizi pubblici: Workday automatizza queste richieste collegandosi a provider come The Work Number di Equifax, Experian e Checkr, riducendo la necessità per i dipendenti di recuperare e presentare manualmente la documentazione e alleggerendo contemporaneamente il carico amministrativo dei reparti HR. Le singole aziende possono scegliere quali servizi integrare in base alle esigenze della propria forza lavoro. Life and Money Solutions è già generalmente disponibile per i clienti statunitensi; l’integrazione con Equifax è operativa, mentre quelle con Experian e Checkr sono previste per la fine di ottobre 2026.
L’ultima componente è Benefits Administration Services, pensata per le organizzazioni che non vogliono limitarsi al software ma richiedono anche supporto operativo nella gestione quotidiana dei programmi di benefit. Attraverso partner come Strada e Benefit Harbor, le aziende possono affidare attività come la migrazione da sistemi legacy, la configurazione dei piani e la gestione amministrativa continuativa a specialisti esterni, mantenendo però processi, dati e workflow collegati all’ambiente Workday. Il servizio è già generalmente disponibile e viene affiancato alle altre componenti della piattaforma per coprire l’intero ciclo di gestione, dall’integrazione dei provider alla configurazione tecnica, dal supporto amministrativo alle richieste dei dipendenti. Con questa struttura Workday Total Benefits combina quindi una rete di fornitori integrati, dati HR in tempo reale, servizi finanziari e un agente AI capace di interpretare richieste espresse in linguaggio naturale e guidare il lavoratore verso azioni concrete, trasformando la gestione dei benefit da una serie di sistemi separati in un unico ambiente connesso tra dipendenti, responsabili HR, provider e partner amministrativi.
Questo articolo è stato redatto con il supporto di strumenti di intelligenza artificiale (AI)