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Che cos’è il Robotic Process Automation (RPA)?

Gran parte del lavoro che le persone svolgono quotidianamente non coinvolge nessuna delle loro creatività o abilità uniche, essendo compiti estremamente noiosi e semplici come categorizzare e-mail e messaggi, aggiornare fogli di calcolo, elaborare transazioni e altro ancora. Robotic Process Automation (RPA) è una tecnologia emergente che spesso sfrutta aspetti dell’intelligenza artificiale per automatizzare questi compiti, con l’obiettivo di consentire ai lavoratori di dedicare la loro attenzione a compiti più importanti. L’RPA può essere realizzato con una varietà di tecniche, strumenti e algoritmi diversi e le applicazioni corrette dell’RPA possono portare alle organizzazioni molti vantaggi.

Definizione dell’automazione dei processi robotici
Nonostante abbia il nome di “robot”, Robotic Process Automation non ha nulla a che fare con i robot fisici. Piuttosto, i robot citati in RPA sono robot software e i sistemi RPA sono essenzialmente solo una raccolta di robot che svolgono compiti specifici, spesso noiosi. I robot RPA possono essere eseguiti su macchine fisiche o virtuali e possono essere indirizzati a svolgere attività dall’utente del software. Le interfacce RPA hanno lo scopo di consentire anche alle persone che non hanno familiarità con la costruzione dei robot di definire una serie di attività che il bot deve eseguire.

Come accennato in precedenza, lo scopo principale di un RPA è quello di automatizzare i molti compiti ripetitivi e banali che le persone spesso devono svolgere in un luogo di lavoro. Il risparmio di tempo e risorse è l’obiettivo di RPA. I compiti che RPA viene utilizzato per svolgere devono essere abbastanza semplici, con una serie concreta di passaggi da seguire per svolgere questo compito.

Vantaggi dell’RPA
Se utilizzata correttamente, la tecnologia RPA può liberare timer, personale e risorse, consentendo loro di essere applicati a compiti e sfide più importanti. RPA può essere utilizzato per consentire un migliore servizio clienti gestendo le prime interazioni con i clienti e indirizzandoli al giusto agente del servizio clienti. I sistemi RPA possono anche essere utilizzati per migliorare il modo in cui i dati vengono raccolti e gestiti. Ad esempio, quando si verificano transazioni possono essere digitalizzate e inserite automaticamente in un database.

I sistemi RPA possono anche essere utilizzati per garantire che le operazioni di un’azienda siano conformi agli standard e ai regolamenti stabiliti. RPA può anche ridurre significativamente i tassi di errore umani e registrare le azioni intraprese in modo tale che se il sistema produce un errore, gli eventi che hanno portato all’errore possono essere facilmente identificati. In definitiva, i vantaggi di RPA si applicano a qualsiasi situazione in cui un processo può essere reso più efficiente automatizzando molte delle fasi necessarie per completare quel processo.

Come funziona l’RPA?
I metodi esatti utilizzati dalle piattaforme e dai robot RPA per svolgere il loro compito variano, ma spesso impiegano alcuni algoritmi di machine learning e AI, nonché algoritmi di visione artificiale .

L’apprendimento automatico e le tecniche di intelligenza artificiale possono essere impiegate per consentire ai robot di apprendere quali azioni sono correlate agli obiettivi definiti dall’operatore. Tuttavia, le piattaforme RPA svolgono spesso la maggior parte delle loro azioni secondo le regole, agendo quindi più come programmi tradizionali che come AI. Di conseguenza, si discute se i sistemi RPA debbano o meno essere classificati come sistemi AI.

Anche così, RPA lavora spesso in concerto con tecnologie e algoritmi AI. Le reti neurali profonde possono essere utilizzate per interpretare dati di immagine e testo complessi, consentendo ai bot di determinare quali azioni devono essere eseguite per gestire questi dati nel modo specificato dall’utente, anche se le azioni intraprese dal bot sono rigorosamente basate su regole . Ad esempio, le reti neurali convoluzionali possono essere utilizzate per consentire a una rete di interpretare le immagini su uno schermo e reagire in base alla loro classificazione.

Quali processi possono essere gestiti da l’RPA?
Esempi di attività che possono essere gestite dai sistemi RPA includono la manipolazione dei dati di base, l’elaborazione delle transazioni e la comunicazione con altri sistemi digitali. Un sistema RPA potrebbe essere impostato per raccogliere dati da fonti specifiche o dati puliti che sono stati ricevuti. In generale, ci sono quattro criteri che un’attività deve soddisfare per essere un buon candidato per l’automazione con RPA.

Innanzitutto, il processo deve essere basato su regole , con istruzioni e fatti fondamentali molto specifici che possono essere utilizzati per determinare cosa fare con le informazioni che il sistema incontra. In secondo luogo, il processo dovrebbe avvenire in momenti specifici o avere una condizione di avvio definibile. In terzo luogo, il processo dovrebbe avere input e output chiari. Infine, l’attività dovrebbe avere un volume, dovrebbe occuparsi di una considerevole quantità di informazioni e richiedere un discreto periodo di tempo per il completamento in modo che avrebbe senso automatizzare il processo.

Sulla base di questi principi, esaminiamo alcuni casi d’uso potenziali per RPA.

Un modo per utilizzare RPA è accelerare il processo di gestione dei resi dei clienti. I ritorni sono in genere uno sforzo costoso e dispendioso in termini di tempo. Quando viene richiesto un reso, l’agente del servizio clienti deve inviare un numero di messaggi che confermano il reso e in che modo il cliente desidera rimborsare i propri soldi, aggiornare l’inventario corrente nel sistema e quindi, dopo aver effettuato il pagamento al cliente, aggiornare le vendite figure. Gran parte di questo potrebbe essere gestito da un RPA che accerta quali articoli vengono restituiti e in che modo il cliente desidera che il rimborso venga disperso. L’RPA userebbe semplicemente le regole che prendono come input il prodotto restituito e le informazioni del cliente e genererebbero un documento di rimborso completo che l’agente dovrebbe solo dare un’occhiata e approvare.

Un altro potenziale caso d’uso di RPA è per i rivenditori che desiderano automatizzare aspetti della loro gestione della catena di approvvigionamento. L’RPA potrebbe essere utilizzato per mantenere gli articoli in stock, controllando i livelli di inventario ogni volta che un articolo viene venduto e quando lo stock scende al di sotto di una determinata soglia, è possibile effettuare ordini di sostituzione.

Svantaggi dell’utilizzo di RPA
Sebbene i sistemi RPA abbiano il potenziale per risparmiare alle aziende che li utilizzano tempo, denaro e fatica, non sono adatti ad ogni attività. Le implementazioni RPA possono spesso fallire a causa dei vincoli del sistema in cui operano. Se non adeguatamente progettate e implementate, i sistemi RPA possono anche aggravare i problemi attualmente esistenti mentre agiscono su regole che potrebbero cessare di essere applicabili quando le situazioni si evolvono. Ad esempio, se un sistema RPA viene incaricato di ordinare sostituzioni di articoli ogni volta che uno stock scende troppo in basso, potrebbe non essere in grado di adattarsi alle fluttuazioni della domanda e continuare a ordinare grandi lotti di prodotti anche se la domanda complessiva di tali prodotti diminuisce. Anche il ridimensionamento delle piattaforme RPA in un’azienda si rivela difficile, poiché più un sistema basato su regole diventa più flessibile.

Inoltre, l’atto di installare migliaia di robot in un sistema potrebbe essere molto più dispendioso in termini di tempo e costoso del previsto, potenzialmente abbastanza costoso da consentire ai risparmi che il sistema RPA comporta di non compensare i costi di installazione. Gli impatti economici dei sistemi RPA possono essere difficili da prevedere e la relazione tra automazione e riduzione dei costi non è lineare. L’automazione del 30% di un’attività non ridurrà necessariamente i costi di un’azienda del 30%.

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